perguntas frequentes

Esclareça as suas dúvidas

optical

Para aceder ao Optical entra em https://optical2016.ponto25.com/ e clica em Login, introduz a sua entidade, utilizador e password.

Caso ainda não conheça a aplicação pode aceder a uma versão demonstração durante 15 dias.

Os módulos disponíveis são Vendas, Compras, Stocks, Contas Correntes, Caixas & Bancos, Assistências, Prescrições, Agenda, Arquivo Digital, Dashboard, CRM e Pacotes SMS.

Sim, no preço da licença já estão incluídas todas as atualizações e assistências anuais. Pode consultar a nossa Tabela de Preços.

Sim, o Optical possui certificação da Autoridade Tributária e Aduaneira sob o n.º 339, sempre atualizado pela legislação em vigor.

Sim, o utilizador não tem de se preocupar com isso. As cópias de segurança são efetuadas automaticamente pelo Optical, duas vezes por dia, de forma a garantir a total segurança da informação.

A segurança é um aspeto ao qual damos muita importância. Por isso os nossos servidores estão alojados nos melhores data center existentes no mercado, com backups automáticos duas vezes ao dia, semanais e mensais.

Em relação à ligação ao servidor são efetuadas através do protocolo https.

Pode colocar as suas dúvidas no site do Optical através do formulário de contacto, na própria aplicação encontra uma área de suporte técnico, e pode também enviar as suas questões para apoiotecnico@ponto25.pt.

Inicialmente receberá os dados de acesso no seu e-mail, mas ao aceder ao Optical pela primeira vez deverá alterar a password.

O que recomendamos é que escolha uma password fácil para se lembrar, mas difícil para se descobrir.

prescrições

Através da opção Movimentos -> Prescrições pode efetuar prescrições de Optometria e também de Contactologia.

Para criar uma prescrição acede à opção Movimentos -> Prescrições -> Optometria.

Deve introduzir o cliente, o médico e a seguir indicar a prescrição para o olho direito e depois para o olho esquerdo. Indique também o tipo de lente e armação. No final clique em Gravar.

Para criar uma prescrição acede à opção Movimentos -> Prescrições -> Contactologia.

Deve introduzir o cliente, o médico e a seguir indicar a prescrição para o olho direito e depois para o olho esquerdo. Indique também o tipo de lente. No final clique em Gravar.

Após criar uma prescrição, tanto de optometria como de contactologia, pode convertê-la automaticamente em um documento de venda.

Na ficha de cada prescrição encontra o botão “Faturar”, através do qual pode faturar a prescrição.

comunicação à autoridade tributária e aduaneira

O SAFT é um ficheiro normalizado, que engloba um conjunto de registos contabilísticos, faturação e documentos de transporte.

O SAFT encontra-se em formato XML, por isso se o tentar abrir não irá entender o seu conteúdo. O ficheiro é apenas entendido pelo software da AT.

Para exportar o ficheiro SAFT-PT deve aceder à opção Utilitários-> Autoridade Tributária-> SAFT-PT 1.04. Confirma o período de emissão dos documentos que pretende comunicar e a seguir clica em ficheiro.

Assim, automaticamente, o sistema faz o download do ficheiro, no formato XML. Se pretender pode enviar o ficheiro por e-mail, clica em e-mail, assim é apresentada uma janela de envio já com o ficheiro em anexo.

O ficheiro SAFT deve ser enviado à AT até ao dia 20 do mês seguinte. Ou seja, até ao dia 20 de abril tem de enviar o SAFT relativo aos documentos que emitiu durante o mês anterior, março.

Tal como referido pela AT, desde janeiro de 2013, apenas é obrigado a comunicar, através do envio mensal do SAFT, as faturas que emite.

Assim, nos meses em que não emitir faturas não tem de efetuar qualquer comunicação a esse nível.

Todas as pessoas, singulares ou coletivas, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário estão obrigadas a comunicar à AT o ficheiro de Inventário de Existências.

Para exportar o ficheiro de Inventário deve aceder à opção Utilitários-> Autoridade Tributária-> Inventário de Existências. Indica a data do inventário e clica em Calcular.

Pode exportar o ficheiro para XML, CSV e Excel, mas apenas os dois primeiros são aceites pela AT.

O ficheiro de Inventário deve ser comunicado até ao dia 31 de janeiro do exercício seguinte. Assim, até ao dia 31 de janeiro de 2018 deve ser enviado o ficheiro relativo ao dia 31 de dezembro de 2017.

utilizadores

Para criar um novo utilizador acede à opção Tabelas-> Utilizadores-> Edição de Utilizadores. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de utilizador, onde deve preencher os dados e no final gravar.

Para apagar um utilizador deve aceder à respetiva ficha e clica em apagar. Atenção, pois caso já existam movimentos fiscalmente relevantes registados pelo utilizador não será possível apagá-lo.

Sim, pode. Deve aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Gestão de Acessos aos Utilizadores. Indica o utilizador e clica em processar.

A seguir selecione a que opções o utilizador terá acesso, e também o tipo de acesso: Edição, Introdução ou Consulta. No final clique em gravar.

Sim, pode. Deve aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Gestão de Acessos aos Documentos. Indica o utilizador e clica em processar. A seguir selecione a que documentos o utilizador terá acesso e clique em gravar.

No Optical pode criar um número de utilizadores ilimitado. No entanto, apenas será permitido o acesso em simultâneo à aplicação ao número de utilizadores adquirido.

configuração de conta

Para alterar a password deve clicar no botão password, onde deverá introduzir a password atual e a nova password. Pode também aceder à opção Tabelas-> Utilizadores-> Alteração de Password.

Para adicionar o logotipo da sua empresa deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa. No separador logotipo pode efetuar o upload do ficheiro.

Sim, pode. Cada utilizador pode personalizar a sua própria barra de botões. Para isso, cada utilizador, deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Barra de Botões.

Pode adicionar ou retirar os botões disponíveis e também alterar a ordem de apresentação dos mesmos.

Encontra diferentes layouts através da opção Utilitários -> Configurações -> Dados da Empresa, separador Layout.

Aí pode selecionar, entre as opções disponíveis, o layout pretendido para cada tipo de documento. No final de proceder às alterações deve clicar no botão Gravar.

Não. O layout de cada documento necessita, obrigatoriamente, de cumprir determinados parâmetros, por isso não pode ser alterado pelo utilizador.

Assim, se pretender alterar o layout de um documento deve contactar o seu revendedor.

listagens e relatórios

Para obter listagens acede à opção Listagens. Aí encontra vários tipos de listagens, tais como de vendas, artigos, mapas de impostos, diário de documentos, entre outros.

Pode analisar as listagens, exportá-las para PDF, Excel e Word, e ainda enviá-las por e-mail.

Pode visualizar vários tipos de listagens, que vão desde listagens de vendas, compras, artigos, extratos de contas correntes, balancetes, mapas de impostos, entre outros.

Relativamente às listagens pode analisá-las diretamente no Optical, pode exportá-las em PDF, Excel e Word, e pode também enviá-las por e-mail.

versão demonstração

A versão de demonstração do Optical fica disponível para avaliação, sem qualquer custo, durante o período de 15 dias.

Durante esse período experimental será contactado pela Ponto 25 para confirmação da subscrição da aplicação.

Sim, pode emitir faturas na versão de demonstração, assim como qualquer outro tipo de documento.

No entanto, todos os documentos emitidos nesta versão incluem os dados identificativos da Ponto 25 e têm impressos a expressão “Documento emitido para fins de formação”.

Sim, na versão demonstração tem acesso a todas as funcionalidades da aplicação.

Sim, pode. Pode manter os dados que introduziu nas tabelas, documentos de compras e assistências, etc..

No entanto todos os dados de emissão de documentos de venda e recebimentos serão apagados.

suporte

Pode aceder ao manual de apoio do Optical quando estiver a utilizar a aplicação. Na janela principal, na opção "Documentação" encontra o manual completo.

E, ao navegar pela aplicação, encontra em cada opção o botão de ajuda, onde pode visualizar uma breve explicação de cada opção.

stocks

Relativamente aos stocks pode emitir documentos como guias de transferência, entrada e saída de stocks e documentos de acerto de inventário.

Para emitir estes documentos acede à opção Movimentos-> Artigos-> Stocks.

Sim, pode controlar a conta corrente de artigos, através da opção Movimentos-> Artigos-> Contas Correntes.

Para controlar a rutura de stock deve aceder à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências. Deve indicar se pretende que o sistema deva "ignorar a rutura de stock" ou "não permitir a rutura de stock".

Ao selecionar "não permitir rutura de stock" o sistema, na movimentação de artigos, não permite a existência de rutura de stock e alerta o utilizador.

Sim, no momento em que estiver a emitir uma fatura, consegue visualizar automaticamente o stock disponível do artigo no armazém, ou nas diferentes lojas.

Assistências

Para criar uma assistência acede à opção Movimentos -> Assistências. Indica o cliente, a seguir insere as linhas de artigos pretendidas, indicando o artigo, preço unitário e quantidade.

Para além disso pode indicar os dados da garantia, problema do equipamento, diagnóstico, dados da intervenção, entre outros. Após introduzir os dados clica no botão Gravar e a assistência é registada.

Deve aceder à opção Movimentos -> Assistências, seleciona a assistência que pretende faturar e clica no botão Faturar.

Assim será apresentada uma janela onde pode indicar quem reparou o equipamento, descrever os trabalhos efetuados e indicar o tipo de documento a emitir. Clique em Gravar para faturar.

Sim, pode. Através da opção Listagens -> Assistências, pode consultar listagens das assistências pelo estado, pela data da entrada do equipamento ou pela data da reparação, pelo equipamento, entre outros.

Pode visualizar , imprimir e exportar as listagens.

Sim, pode. Através da opção Gestão -> Assistências, pode fazer a gestão das assistências.

Pode efetuar diversos filtros, nomeadamente por:

- Estado: concluídas e pendentes;

- Estado de faturação: faturadas e não faturadas;

- Garantia: em garantia e sem garantia.

E pode aceder à ficha de cada assistência.

tabelas

Encontra várias tabelas, tais como de entidades, produtos, bancos, auxiliares e de utilizadores.

As tabelas servem de suporte à utilização da aplicação. No entanto, através das opções de Movimentos pode criar automaticamente os dados a incluir nas tabelas, facilitando assim o trabalho do utilizador.

Pode criar diversas entidades, tais como clientes, fornecedores, terceiros, médicos, vendedores, contactos e também armazéns.

Sim, pode. Entre os produtos que pode criar temos armações, lentes oftálmicas, lentes de contacto, óculos de sol e artigos diversos.

faturação

Para emitir uma fatura acede à opção Movimentos-> Vendas. Indica o cliente, a seguir introduz o tipo de artigos a faturar, temos como opções lentes, óculos, armações e diversos, e seleciona o artigo em questão.

Introduz as linhas de artigos pretendidas, indicado, para além do artigo, o preço unitário e quantidade e clica em insere. Quando introduzir todas as linhas clica no botão gravar e a fatura é emitida.

Na opção Movimentos-> Vendas encontra a pasta "documentos suspensos". Cada tipo de documento possui uma pasta associada, onde encontra os documentos que iniciou mas não gravou, ou seja, encontram-se suspensos.

Pode alterar esses documentos e emiti-los ou apagá-los. Estes documentos estão numerados pela série auxiliar, mas após serem gravados a sua numeração é alterada, passando para a série principal.

Sim, pode. Na opção Movimentos-> Vendas encontra a opção “conversão de documentos”. Deve indicar o tipo de documento a emitir, o cliente e depois aceder à lista de documentos para conversão.

Pode, por exemplo, converter Orçamentos ou Faturas Proforma em Faturas.

Quando, na emissão de um documento, proceder ao lançamento de linhas com taxa de IVA 0%, será apresentada uma janela onde deve indicar o motivo da isenção e confirmar.

Os motivos de isenção encontram-se criados na opção Tabelas-> Auxiliares-> Isenções de IVA e Motivos de Crédito.

Para definir o nº de vias acede à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências. No separador vias pode definir o nº de vias a imprimir de cada tipo de documento, no final clique em gravar.

Para alterar o nº de casas decimais acede à opção Utilitários-> Configurações-> Preferências.

Nos separadores vendas e compras pode alterar o nº de casas decimais utilizados nos campos quantidade e preço, no final clicar em gravar.

Para emitir uma nota de crédito acede à opção Movimentos-> Vendas. Seleciona o documento “Nota de Crédito”, indica o cliente e a seguir clica no botão “seleção de documentos a retificar”.

Depois escolhe o documento que pretende creditar, indica o motivo e clica no botão gravar.

Por defeito está definida a impressão de documentos em formato A4. No entanto pode alterar através da opção Utilitários -> Configurações -> Dados da Empresa.

No separador layouts pode alterar o formato para emissão de vendas, e escolher a opção “Aplicar layouts de Vendas também em POS”.

Para fazer a abertura de caixa acede à opção Movimentos-> Venda, e clica em abertura do caixa. O utilizador e nº são assumidos automaticamente, apenas tem de introduzir o valor em caixa e a seguir gravar.

No final do dia para fazer o fecho do caixa, acede ao mesmo menu mas clica em fecho do caixa, a seguir em gravar e o fecho é efetuado.

Para fazer o inventário de caixa acede à opção Gestão-> Vendas-> Inventário de Caixa. Indica a conta e clica em processar. Se pretender pode imprimir o documento através do botão imprimir.

Sim, pode. Através da opção Utilitários-> Configurações-> Preferências, no separador vendas seleciona a opção “obriga abertura caixa”.

referências multibanco

Trata-se de um sistema que gera referências multibanco de forma automática nos documentos que emite. Assim, por exemplo, sempre que emitir uma fatura as referências são geradas e introduzidas no próprio documento, de acordo com o cliente e valor a pagar.

Este serviço para além de facilitar e simplificar o processo de pagamento dos seus clientes, agiliza também o processo de recebimento dos mesmos. Tornando-se uma mais-valia tanto para a empresa como para os clientes.

Quando emite uma fatura ao mesmo tempo são calculadas e emitidas as referências multibanco, de acordo com o cliente e valor a pagar, juntamento com o documento.

Quando o cliente recebe a fatura efetua o pagamento num dos terminais disponíveis. Imediatamente após o pagamento receberá uma notificação por e-mail com a indicação das referências pagas.

Diariamente são transferidos os valores das referências pagas e deduzidas do custo do serviço. E mensalmente receberá uma fatura-recibo com o valor dos serviços prestados.

Para aderir deve preencher o formulário de adesão ao serviço e enviá-lo, por fax, e-mail ou correio normal, para a IfthenPay, juntamente com:

- Comprovativo do NIB indicado no contrato, onde conste o nome de titular da conta bancária que deverá corresponder ao do contrato;

- No caso de empresas: código de certidão permanente da empresa e documentos de identificação dos representantes legais;

- No caso de empresários em nome individual: documento de identificação e declaração de início de atividade.

Após ter enviado o contrato de adesão ao serviço juntamente com toda a documentação necessária, receberá no seu e-mail os dados que deve introduzir na opção Utilitários-> Configurações-> Dados da Empresa, separador multibanco.

Deve ativar a opção multibanco e introduzir os dados de entidade, sub-entidade e chave do BackOffice. A seguir pode selecionar para que tipo de documentos pretende gerar as referências multibanco e no final clicar em gravar.

A adesão ao serviço não implica qualquer custo. Terá apenas uma taxa fixa de 0,70€ por cada pagamento multibanco efetivo, independentemente do seu valor, acrescendo IVA à taxa legal em vigor.

Trata-se da tarifa mais baixa, atualmente, em todo o mercado português.

Imediatamente após os clientes efetuarem o pagamento receberá um notificação por e-mail com a indicação das referências pagas.

Sim, pode. Deve aceder à opção Movimentos-> Tesouraria-> Recebimentos por Multibanco, aqui poderá verificar o histórico de pagamentos dos seus clientes.

Poderá analisar em detalhe os clientes que efetuaram pagamento, o valor pago e data de pagamento, entre outras informações.

recibos e pagamentos

Para emitir um recibo acede à opção Movimentos-> Tesouraria-> Recebimento de Clientes.

Seleciona o cliente, escolhe a fatura a liquidar e clica em gravar. Depois indica o valor que será pago e grava. Assim o recibo é emitido.

Sim, pode emitir recibos parciais. Quando está a emitir um recibo, na coluna a pagar pode introduzir o valor que será pago.

Assim o recibo é emitido apenas pelo valor efetivamente pago, e o restante fica pendente.

Sim, pode emitir o número de recibos que pretender para um cliente. Após indicar o cliente, seleciona o número de recibos que este irá liquidar.

Podem ser pagamentos pela totalidade ou parciais, indica os valores e grava. O recibo é emitido e indica as diferentes faturas liquidadas com os valores correspondentes.

Depende. O administrador pode limitar quem edita e anula recibos, através da ficha de cada utilizador.

Desta forma, caso não tenha permissão para editar/anular um recibo, deve verificar essa questão com o administrador.

importação e exportação de dados

Sim, pode exportar dados do Optical. Pode fazê-lo através de todas opções de tabelas e listagens. Pode exportar os dados para os formatos Word, Excel e PDF.

Para exportar dados para a contabilidade acede à opção Utilitários-> Tratamento de Ficheiros-> Exportação de Dados Contabilísticos. Esta opção permite a exportação de dados e posterior integração no programa de contabilidade.

Pode proceder à importação de dados de clientes, fornecedores, outros devedores/credores, artigos e contactos.

Deve aceder à opção Utilitários -> Importação de Dados, onde pode obter um documento modelo para a importação dos dados, com todos os campos necessários.

Para a importação deve selecionar o ficheiro, o formato suportado para a importação é o Microsoft Excel 97-2003. A seguir clique em Processar e para confirmar a importação clique em Importar.

envio SMS

Para ativar o serviço de SMS deverá contactar a Ponto 25 ou o seu revendedor e adquirir um pacote de SMS.

O pacote de 1 000 SMS tem um custo de 40,00€, o pacote de 5 000 SMS 150,00€ e o pacote de 10 000 SMS 300,00€, aos quais acresce IVA à taxa legal em vigor.

Os pacotes SMS não têm limite de validade.

Sim, pode. Acede à opção CRM-> SMS-> Envio em Série. Nesta opção pode definir quais os destinatários e escrever a mensagem.

Apenas serão apresentados destinatários que tenham associado nº de telemóvel na respetiva ficha.

Sim, pode. Através da opção Tabelas, acede à ficha da entidade à qual pretende enviar a SMS.

No campo telemóvel encontra o botão de Envio SMS, onde deve escrever a mensagem que será enviada apenas para essa entidade.

Sim. Acede à opção CRM-> SMS-> Histórico de Envios.

Pode indicar o período de tempo que pretende analisar e clicar em processar, assim será apresentado o histórico com indicação da data e hora de envio, destinatário e mensagem. Aqui pode também controlar o nº total de mensagens enviadas.

definições gerais

Fatura é um documento comercial emitido por um vendedor, onde constam as condições gerais da transação e o valor a pagar pelo comprador. Nas compras de menor valor a fatura pode ser substituída pela fatura simplificada, cujo conteúdo é mais básico.

A fatura simplificada é permitida só se o imposto for devido em território nacional e apenas em duas situações:

- Nas prestações de serviços que não ultrapassem os 100€ e o adquirente seja sujeito passivo ou particular; e

- Nas transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a particulares desde que não seja superiores a 1 000€.

De acordo com o nº 5 do artigo 36º do CIVA , as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

- Nome e sede do fornecedor e do destinatário, e correspondentes NIFs;

- Quantidade e denominação dos bens ou serviços;

- Preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável;

- Taxas aplicáveis e o montante do imposto;

- Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso;

- Data em que os bens foram colocados à disposição ou data de prestação dos serviços, se diferente da data de emissão.

Um recibo é um comprovativo de pagamento, que deve ser emitido apenas no momento do recebimento do cliente.

O recibo torna-se um documento com validade fiscal para os sujeitos passivos de IVA que optem pelo regime de IVA de caixa.

Tratam-se de documentos comerciais de acerto de contas, retificativos de faturas. No caso da nota de crédito, emitida ao comprador, a função é retificar/regularizar faturas emitidas.

Na nota de débito a função é corrigir a não aplicação do IVA na fatura ou a aplicação de uma taxa de IVA inferior ao que deveria ter sido aplicada.

Em ambas devem ser indicados os artigos ou serviços com respetivas quantidades e preços, assim como fazer referência à fatura a que respeitam.

Nota de devolução é um documento logístico que acompanha a devolução de uma mercadoria, trata-se de um pedido do comprador ao fornecedor para que este proceda à emissão de uma nota de crédito sobre essa devolução.

Guia de transporte é um documento que acompanha a circulação de mercadorias, em território nacional, que possam ser objeto de operações realizadas entre sujeitos passivos de IVA.

Tanto a guia de remessa como de transporte são documentos logísticos e não contabilísticos que se associam ao envio e transporte de mercadorias ou prestação de serviços.

A única diferença é que a guia de remessa indica-nos que já ocorreu o envio da mercadoria ou a prestação de serviços, enquanto a guia de transporte acompanha a mercadoria durante todo o seu transporte.

As guias de transporte devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:

- Nome, sede e NIF do remetente dos bens;

- Nome e sede do destinatário ou adquirente dos bens;

- NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo de IVA;

- Menção de que o destinatário ou adquirente não é sujeito passivo de IVA, se for o caso;

- Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades;

- Locais de carga e descarga;

- Data e hora em que se inicia o transporte.

Tanto o orçamento como a fatura proforma são documentos provisórios e informativos enviados antes da troca dos bens. O orçamento é mais utilizado para informar o cliente do melhor valor possível dos bens/serviços pretendidos.

A fatura proforma é usada como orçamento para a obtenção de créditos ou para facilitar trocas internacionais.

Balancete é um documentos que reflete o estado financeiro de uma empresa, num determinado período de tempo. Incluí a lista total de créditos e débitos de todas as contas, assim como o saldo de cada uma delas, credor ou devedor.

Os mapas recapitulativos são mapas que incluem a identificação dos sujeitos passivos clientes/fornecedores da empresa, onde consta o montante total das operações internas realizadas com cada um deles no ano anterior, quando ultrapassem os 25 000€.

Estes mapas fazem parte da declaração anual do IVA, que deve ser entregue anualmente, por via eletrónica.

Está obrigado a entregar os mapas recapitulativos os sujeitos passivos, singulares ou empresas, desde que exerçam, de modo independente e contínuo, atividades de produção, comércio ou prestações de serviços. E ainda os organismos do Estado, autarquias e IPSS.

Os valores depositados na conta à ordem, efetivamente à disposição do cliente, correspondem ao saldo disponível.

O saldo contabilístico, além do saldo disponível, engloba também os valores que se encontram pendentes de boa cobrança.

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